El truco perfecto para empezar un email (y 25 errores que siempre deberías evitar)

En el ámbito laboral, uno de lo mayores temores es ser invisible: que no te escuchen, que tu opinión jamás se tenga en cuenta o, directamente, que no te lean. Esto último suele ser más habitual de lo que pensamos, ya que a pesar de que buena parte de nuestra comunicación en el trabajo se desarrolla a través de emails, solo una parte de lo que escribimos suele llegar a nuestro destinatario.

Por ejemplo, piensa en ese email que le mandas a un compañero con varios comentarios o instrucciones que se alargan en cinco o seis interminables párrafos. ¿Crees que te leerá hasta el final? Y, si lo hace, ¿se acordará de más de la mitad de lo que le cuentes? Si la respuesta a esta pregunta es que sí, enhorabuena, eres capaz de hilar largos discursos sin que pierdan su sentido ni el interés del lector. Lo malo es que, quizás, deberías ir pensando en dejar tu actual empleo y dedicarte a ser escritor.

Pero si no estás convencido de que tu mensaje en un email llegue (y sea leído) al destinatario, quizás deberías pensar en buscar soluciones prácticas para hacer que tus textos supongan una lectura amena, en lugar de un tostón. Por ejemplo, atinar con el asunto del email o determinar si se desea mantener una comunicación fría o más informal en función del interlocutor, son dos técnicas realmente simples que pueden ser de gran ayuda. 

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Quizás, este último punto sea el más complicado. ¿Debes tratar de usted desde el principio? ¿Es mejor utilizar un "Buenos días" que un "Querido X"? No existe una única respuesta, pero lo cierto es que el protocolo -sí el que teóricamente sigue rigiendo la conducta social- tiene mucho que decir en este aspecto, tal y como explica Barbara Pachter, experta en etiqueta y protocolo empresarial, en este artículo de 'Business Insider'.

"Mucha gente tiene una opinión muy formada acerca de cómo les nombras y de qué modo te diriges a ellos. Si ofendes a alguien simplemente mientras le saludas, esa persona podría no seguir leyendo. También puede afectar a la opinión de esa persona sobre ti", asegura Pachter, quien considera que la fórmula más sencilla, pragmática y eficaz de empezar un email es con un simple "Hola", precedido del nombre del destinatario.

Adicionalmente, Pachter considera que hay otras fórmulas más o menos aceptables, dependiendo del contexto, como "Hola a todos" (si se trata de un mensaje dirigido a un grupo de personas, independientemente de que las conozcas a todas o no. Sin embargo, al mismo tiempo señala varias expresiones que deberías evitar utilizar en cualquier email: si escribes alguna de las 25 fórmulas de la siguiente lista para iniciar tu mensaje, corres el riesgo de que jamás te lean.

-¡Ey!

-¡Ey, qué pasa!

-¡¡¡¡¡Hola, X!!!!!: Las exclamaciones causan repulsión. "El resultado puede parecer demasiado emocional o inmaduro", según Pachter.

-A quien corresponda: Esta frase solo funciona realmente si te apellidas Serrat y la usas en una canción.

-Querido señor/a/ita X: Por querer ser formal, le acabas de crear una crisis de género al destinatario del email.

-Querido X [nombre de pila]: A no ser que tengas una relación realmente estrecha, mejor evitar confusiones.

-Querido amigo.

-Saludos, X: Si vienes a conquistar a terrícolas desde otro planeta, tal vez pueda servir.

-Querido [nombre del puesto].

-Buenas, X.

-Buenos días/tardes, noches: Puede que la persona a la que te diriges viva en la otra punta del mundo. "Evita las referencias temporales", advierte Pachter.

-Al señor X [apellido].

-Al señor X [nombre de pila]: Decir "Al señor Pedro" es infinitamente peor que decir "Al señor Sánchez".

-A X [nombre completo]: Aunque sea una fórmula aceptable en ciertos contextos informales, "suena embarazosa y demasiado juvenil", según Pachter.

-Hola, señorita: A pesar de ser un cliché atávico, la confusión entre señora y señorita puede ofender a ciertas personas.

-¡X! [nombre de pila]: De nuevo, se debe usar solo cuando la relación sea realmente estrecha.

-¡Tú!

-X [nombre mal redactado]: "Mucha gente se siente insultada cuando su nombre es mal redactado o pronunciado", explica Pachter.

-¡Ey, qué pasa, gente!

-¡Hola, tíos!

-Caballeros: "Es sexista y altivo", según Pachter.

-¡Ey, colegas!

-Hola, X [apodo]: A nadie le gusta que le llamen igual en el trabajo que tomando unas cañas.

-¡Feliz viernes! [o cualquier otro día de la semana].

-[Sin saludo]: "Usa siempre un saludo; parecerás más amistoso si lo haces", señala Pachter.