Una reunión de la plantilla o de un departamento concreto dentro de una empresa es algo vital. El día a día de multitud de firmas, oficinas y lugares de trabajo arranca con reuniones. Estas son clave para determinar qué aspectos se van a trabajar en una determinada jornada y hacer un seguimiento de los objetivos a conseguir. De esta manera, la supervisión sobre el rendimiento dentro de una empresa y sus trabajadores es vital. Además, estas también se emplean para comunicar decisiones o cambios importantes que afectan al día a día de la plantilla.
Según un estudio de VMWare, el boom del teletrabajo ha hecho que el 49 % de las empresas programe estas reuniones periódicas con los directores o cargos más importantes para evaluar las cargas de trabajo en los empleados. Sin embargo, mejorar la gestión de una empresa también pasa por hacerlas lo más dinámicas posibles. En este sentido, Steve Jobs contaba con un método sencillo de tres reglas para dinamizar las lo máximo posible. Los consejos son los siguientes.
Cinco integrantes máximo
Cuantas más personas sean convocadas el resultado será peor, ya que a más puntos de vista que ofrecer, habrá más interrupciones y la comunicación no fluirá correctamente. Las conversaciones alternas o apartados a tratar aumentarán en función a sus integrantes. Además, esto puede terminar en malentendidos o situaciones en las que es imposible escuchar todo lo que quiere aportar cada uno de los empleados que han sido llamados a reunirse. Lo ideal, según el punto de vista de Steve Jobs, sería realizar reuniones de cinco a tres integrantes.
Una agenda breve
Sus propias palabras, los temas a abordar en ellas también deberían de ser breves, claros y concisos. En este sentido, una reunión no debería de contar con más de tres puntos a tratar o discutir. En este orden del día, calendarización o agenda es importante centrarse en las ideas que hay que tratar y no crear nuevos temas que desvíen el objetivo inicial de dicha reunión. Así, los participantes tendrán clara su posición en la empresa y el rol que desempeñan dentro de ella.
Menos de media hora
El último aspecto a tener en cuenta sería la duración de la convocatoria. Para aumentar la productividad de estas, no se debería de exceder la media hora. Cuanto más corta, mejor; ya que cuanto más dura, la capacidad de atención, memoria, y resistencia mental va disminuyendo de forma progresiva en el trabajador. Además, tener reuniones largas como norma, si el asunto a abordar no lo requiere, puede hacer que los trabajadores se terminen desmotivando en cuanto son convocados en la sala de juntas.
